Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Kapcura UG (haftungsbeschränkt) i. G., Brehmestraße 59, 13187 Berlin, Deutschland. E-Mail: pharmacy@kapcura.com, Telefon: +49 170 471 0257.

2. Hosting, Aufruf der Website und Protokolle

Website, Apothekenportal und unsere Bestell- und Verwaltungssysteme laufen auf einem eigenen virtuellen Server bei Google Cloud in der Region Frankfurt am Main. Daten speichern wir in einer Datenbank (Cloud SQL), Dokumente wie Betriebserlaubnisse und Analysenzertifikate in einem nicht öffentlichen Speicher (Cloud Storage), beide in derselben Region. Anbieter ist die Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland, die die Daten als unser Auftragsverarbeiter verarbeitet (Art. 28 DSGVO).

Die Namensauflösung unserer Domains (DNS) betreibt Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA. Cloudflare teilt Ihrem Gerät nur die Adresse unseres Servers mit; der Datenverkehr zu unseren Seiten läuft nicht über Cloudflare. Nur während eines Angriffs auf unsere Systeme leiten wir ihn vorübergehend über das Netz von Cloudflare; Cloudflare verarbeitet dann für diese Zeit auch Ihre IP-Adresse und die Inhalte Ihrer Anfragen.

Beim Aufruf einer Seite verarbeitet unser Server die dafür technisch notwendigen Daten: Ihre IP-Adresse, den Zeitpunkt, die aufgerufene Adresse und Angaben zu Ihrem Browser. Zugriffsprotokolle speichern wir nicht. Unsere Anwendungen protokollieren Betriebsereignisse und Fehler ohne Namen, IP- oder E-Mail-Adressen; Einträge, die dennoch eine E-Mail-Adresse enthalten könnten, bleiben auf dem Server und werden nicht an Google Cloud Logging übertragen. Fehlermeldungen unserer Datenbank können im Einzelfall eine E-Mail-Adresse enthalten; sie gelangen in Google Cloud Logging und werden dort ebenfalls nach höchstens 30 Tagen gelöscht. Die Protokolle bewahren wir höchstens 14 Tage auf dem Server und 30 Tage in Google Cloud Logging in der Region Frankfurt auf, um Störungen und Angriffe zu erkennen und zu beheben.

Sicherungskopien der Datenbank und des Servers liegen ebenfalls in der Region Frankfurt und werden nach 14 Tagen gelöscht; gelöschte Dokumente bleiben bis zu 37 Tage wiederherstellbar. Daten, die wir löschen, verschwinden deshalb erst nach Ablauf dieser Fristen auch aus den Sicherungen. Rechtsgrundlage für Hosting, Protokolle und Sicherungen ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3. Cookies

Wir setzen keine Cookies oder ähnlichen Technologien zu Analyse-, Tracking- oder Werbezwecken ein und messen keine Reichweite. Schriften, Skripte und Inhalte von Dritten binden wir nicht ein, mit Ausnahme von Cloudflare Turnstile auf den Formularen (Abschnitt 4).

Wir verwenden nur Cookies, die für die von Ihnen gewünschte Funktion unbedingt erforderlich sind (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG): „kc_lang“ speichert Ihre Sprachwahl für ein Jahr, auf der Website nur, wenn Sie ausdrücklich eine Sprache wählen; „__Host-kc_session“ hält Sie im Apothekenportal angemeldet, wird bei der Abmeldung gelöscht und läuft spätestens nach 24 Stunden ab. Die internen Anwendungen für Kapcura-Mitarbeitende setzen ebenfalls nur Anmelde-Cookies.

4. Schutz vor automatisierten Anfragen (Cloudflare Turnstile)

Das Kontaktformular sowie Anmeldung, Registrierung, Einladungen und das Zurücksetzen des Passworts im Portal schützen wir mit Cloudflare Turnstile (Cloudflare, Inc., Anschrift siehe Abschnitt 2) vor automatisierten Anfragen. Turnstile wertet dafür technische Merkmale Ihres Browsers und Ihrer Verbindung aus, etwa IP-Adresse, Browserkennung und Verschlüsselungsmerkmale; zur Prüfung des Ergebnisses übermittelt unser Server Cloudflare auch Ihre IP-Adresse. Turnstile setzt keine Werbe- oder Tracking-Cookies, kann für die Prüfung aber eigene, technisch notwendige Cookies setzen.

Cloudflare verarbeitet diese Daten für uns als Auftragsverarbeiter. Nach eigenen Angaben nutzt Cloudflare sie außerdem in eigener Verantwortung, um die Erkennung automatisierter Anfragen zu verbessern; dafür gilt die Datenschutzerklärung von Cloudflare.

Rechtsgrundlage für das Auslesen von Informationen aus Ihrem Browser ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, weil es für den Schutz der Formulare unbedingt erforderlich ist, und für die weitere Verarbeitung unser berechtigtes Interesse am Schutz vor Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Zur Übermittlung in die USA siehe Abschnitt 10.

5. Kontaktformular, E-Mail und Einladungen

Wenn Sie uns über das Formular oder per E-Mail schreiben, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre Organisation (freiwillig), Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Nachricht und die Sprache der Seite, um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage eine Geschäftsbeziehung betrifft, sonst unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Das Formular speichert Ihre Angaben nicht auf unseren Servern: Nach der Prüfung durch Turnstile sendet unser Server die Nachricht über den E-Mail-Versand von Google Workspace (SMTP-Relay) als E-Mail an unser Postfach pharmacy@kapcura.com; Ihre E-Mail-Adresse setzen wir als Antwortadresse ein. Google verarbeitet die Nachricht dabei wie unsere übrigen E-Mails als unser Auftragsverarbeiter (nächster Absatz).

Unsere Postfächer liegen bei Google Workspace (Google Cloud EMEA Limited, Anschrift siehe Abschnitt 2), das sie als unser Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) betreibt und auch unsere E-Mails versendet; Speicherort: Rechenzentren von Google; eine Datenregion ist nicht festgelegt, die Daten können daher auch außerhalb der EU gespeichert werden (Abschnitt 10). Zu jeder versendeten E-Mail speichert Google ein Versandprotokoll (Absender, Empfänger, Betreff, Zeitpunkt, Zustellstatus) für 30 Tage. Unzustellbarkeitsnachrichten zu unseren E-Mails gehen an ein eigenes Postfach, nicht an pharmacy@kapcura.com; wir löschen sie nach 30 Tagen.

Wenn Sie eine Einladung anfragen und wir Ihre Apotheke geprüft haben, senden wir Ihnen einen persönlichen Einladungslink, der 14 Tage gilt. Dafür speichern wir Ihre E-Mail-Adresse, den Namen der Apotheke, die Sprache, das Ablaufdatum und wer die Einladung bei Kapcura erstellt hat; vom Link selbst speichern wir nur einen Hashwert. Nicht angenommene Einladungen löschen wir 30 Tage nach ihrem Ablauf.

Anfragen löschen wir, wenn sie erledigt sind, es sei denn, wir müssen sie aufbewahren, etwa als Handels- oder Geschäftsbriefe (§ 257 HGB, § 147 AO).

6. Registrierung im Apothekenportal

Für die Registrierung verarbeiten wir Angaben zu Ihrer Apotheke (Name, Anschrift, Nummer der Betriebserlaubnis, USt-IdNr., sofern angegeben, und Name der Apothekenleitung) und zu Ihrer Person (Vor- und Nachname, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer, sofern angegeben, bevorzugte Sprache und Ihr Passwort, das wir nur als Hashwert speichern) sowie die Kopie der Betriebserlaubnis, die Sie hochladen.

Damit prüfen wir, ob Ihre Apotheke zu den Fachkreisen gehört, denen wir Informationen zu verschreibungspflichtigen Arzneimitteln zugänglich machen dürfen (§ 10 HWG), und ob wir sie beliefern dürfen. Dazu gleichen Kapcura-Mitarbeitende Ihre Angaben mit der Betriebserlaubnis und dem Apothekenverzeichnis der zuständigen Apothekerkammer ab. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung der Geschäftsbeziehung), lit. c DSGVO (Pflichten aus dem Heilmittelwerbe- und Arzneimittelrecht) und lit. f DSGVO (unser Interesse, nur berechtigte Apotheken zuzulassen).

Ohne diese Angaben können wir Ihre Apotheke nicht prüfen und nicht freischalten. Die Kopie der Betriebserlaubnis sehen nur Kapcura-Mitarbeitende, die Registrierungen prüfen. Lehnen wir eine Registrierung ab, löschen wir die Angaben nach 30 Tagen, soweit wir sie nicht zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Abwehr von Ansprüchen benötigen.

7. Nutzung des Apothekenportals und Bestellungen

Jede Apotheke hat einen Portalzugang. Vorbestellungen, Bestellanfragen und Bestellungen gehören zum Konto Ihrer Apotheke und sind über diesen Zugang sichtbar. Wir verarbeiten sie, um sie zu prüfen, zu bestätigen und auszuführen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Bestellanfragen, die Sie noch nicht an uns gesendet haben (Entwürfe), speichern wir im Konto Ihrer Apotheke, damit Sie sie später fortsetzen können; Positionen können Sie jederzeit entfernen. Entwürfe löschen wir nicht nach einer festen Frist; sie bleiben gespeichert, solange das Konto Ihrer Apotheke besteht.

Für Lieferung und Rechnungsstellung übermitteln wir die nötigen Bestelldaten an unseren Vertriebspartner, einen pharmazeutischen Großhändler in Deutschland: Bestellnummer und -datum, Name, Anschrift, Nummer der Betriebserlaubnis und USt-IdNr. der Apotheke, die E-Mail-Adresse des Portalzugangs und die bestellten Positionen. Der Vertriebspartner verarbeitet diese Daten in eigener Verantwortung, als eigener Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.

Daten zu Bestellungen und Rechnungen bewahren wir so lange auf, wie es das Handels- und Steuerrecht verlangt (bis zu zehn Jahre, § 257 HGB, § 147 AO), und Nachweise nach dem Arzneimittelrecht mindestens fünf Jahre (§ 7 Arzneimittelhandelsverordnung). Die übrigen Kontodaten speichern wir, solange die Geschäftsbeziehung besteht. Sie können die Löschung des Kontos jederzeit verlangen; Daten, die wir aufbewahren müssen, sperren wir bis zum Ablauf der Fristen.

8. Schutz Ihres Portalzugangs

Zum Schutz Ihres Portalzugangs zählen wir Anmeldeversuche, die Prüfung des aktuellen Passworts bei einer Änderung und Anfragen zum Zurücksetzen des Passworts. Dafür speichern wir mit einem geheimen Schlüssel gebildete Hashwerte der E-Mail-Adresse und, gesondert, der E-Mail-Adresse zusammen mit der IP-Adresse, von der der Versuch kommt (bei IPv6 mit dem /64-Netz), sowie die Zahl der Versuche und deren Zeitpunkt; E-Mail- und IP-Adressen selbst speichern wir dafür nicht. Nach fünf Fehlversuchen innerhalb von 15 Minuten sperren wir die Anmeldung für diesen Zugang von dieser IP-Adresse aus für 15 Minuten, nach 30 Fehlversuchen von beliebigen IP-Adressen insgesamt. Anfragen zum Zurücksetzen des Passworts bearbeiten wir höchstens fünfmal je IP-Adresse und zehnmal insgesamt innerhalb von 15 Minuten.

Wenn Sie sich abmelden, Ihr Passwort ändern oder der Portalzugang gesperrt oder beendet wird, speichern wir den Zeitpunkt, um bestehende Sitzungen auf allen Geräten zu beenden. Ein stündlicher Bereinigungslauf löscht die Zählerstände nach höchstens zwei Stunden, diese Zeitpunkte nach höchstens zwei Tagen und nicht verwendete Links zum Zurücksetzen spätestens zwei Stunden nach ihrem Ablauf; ruht das Portal mangels Anfragen, holt der nächste Lauf das nach. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit der Zugänge (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

9. E-Mails aus dem Portal

E-Mails zum Portal, etwa Eingangsbestätigungen, Einladungen, das Ergebnis der Prüfung, Nachrichten zu Vorbestellungen, Bestellanfragen und Chargen, Links zum Zurücksetzen des Passworts und Hinweise auf eine Sperrung, versenden wir über den E-Mail-Versand von Google Workspace (Abschnitt 5) an die E-Mail-Adresse des Portalzugangs (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Ob Sie unsere E-Mails öffnen oder Links darin anklicken, werten wir nicht aus: Die E-Mails enthalten keine Zählpixel, und ihre Links führen ohne Umweg zum Portal.

Aufzeichnungen versendeter E-Mails (Empfänger, Art und Inhalt der E-Mail) löschen wir nach 90 Tagen; Links zum Zurücksetzen und Einladungslinks entfernen wir daraus gleich nach dem Versand (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

10. Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Personenbezogene Daten erhalten nur diese Empfänger: die genannten Dienstleister, die sie in unserem Auftrag verarbeiten (Art. 28 DSGVO), nämlich Google Cloud EMEA Limited (Hosting, Google Workspace einschließlich des E-Mail-Versands) und Cloudflare, Inc. (DNS, Turnstile, nur während eines Angriffs Weiterleitung des Datenverkehrs); unser Vertriebspartner, der die zur Ausführung von Bestellungen nötigen Daten in eigener Verantwortung verarbeitet (Abschnitt 7); und Behörden, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Cloudflare nutzt Turnstile-Daten außerdem in eigener Verantwortung (Abschnitt 4). Wir verkaufen keine Daten.

Cloudflare, Inc. hat ihren Sitz in den USA. Cloudflare ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, für das ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission besteht (Art. 45 DSGVO); zusätzlich hat Cloudflare mit uns die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission vereinbart (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Unsere Server und Datensicherungen stehen in Frankfurt am Main. Soweit Google Daten außerhalb der EU verarbeitet oder Unterauftragsverarbeiter außerhalb der EU einsetzt, gilt: Google ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; zusätzlich enthalten die Auftragsverarbeitungsbedingungen von Google die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

11. Keine automatisierten Entscheidungen, keine KI-Verarbeitung

Wir treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO und bilden keine Profile. Über Registrierungen, Vorbestellungen und Bestellanfragen entscheiden Kapcura-Mitarbeitende. Personenbezogene Daten aus Website, Portal und Anfragen verarbeiten wir nicht mit KI-Diensten.

12. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit (Art. 15 bis 20 DSGVO). Einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen können Sie aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 DSGVO). Schreiben Sie uns dazu an pharmacy@kapcura.com.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), zum Beispiel bei der für uns zuständigen Behörde: Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin.

13. Sicherheit

Alle Verbindungen zu Website und Portal sind TLS-verschlüsselt. Auf Daten im Portal haben nur berechtigte Kapcura-Mitarbeitende Zugriff, die sich mit ihrem Google-Workspace-Konto und einem zweiten Faktor anmelden.

14. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die hier veröffentlichte Fassung mit dem oben genannten Stand.